¿Cómo integrar el DeCA con tu ERP o TMS sin crear otro proceso?

Integrar el DeCA no consiste en enviar un bloque de datos y esperar un PDF. La operación necesita saber qué se ha recibido, qué falta, si el documento está listo, cuál es su versión y cómo se pone a disposición del conductor.

Primero se define el evento que inicia el flujo.

Puede ser la creación de una orden, la asignación del transportista o la confirmación del vehículo. Elegir el momento correcto evita generar documentos incompletos o demasiado pronto.

Después se separan datos estables y datos tardíos.

Origen, destino y mercancía suelen existir antes que matrícula o conductor. La integración debe aceptar actualizaciones y mantener la expedición pendiente hasta reunir la información necesaria.

La respuesta debe volver al sistema de origen.

Estado, identificador, PDF, URL verificable y errores de validación deben quedar disponibles para el ERP o TMS. Así tráfico no necesita saltar entre aplicaciones para saber qué ha ocurrido.

La entrega al conductor forma parte de la integración.

Generar el documento sin resolver su distribución deja el proceso a medias. EasyDeCA permite automatizar también la puesta a disposición y conservar la trazabilidad de cada versión.

Un alcance técnico claro evita sorpresas.

Antes de desarrollar conviene documentar campos, formatos, autenticación, eventos, estados, códigos de error, reintentos y entornos de prueba. También debe quedar definido qué sistema conserva la referencia principal y qué ocurre cuando una expedición se anula o modifica.

Ejemplo de un flujo integrado.

1. El TMS crea la expedición y envía los datos disponibles.
2. EasyDeCA valida y devuelve un estado pendiente si falta vehículo o conductor.
3. La asignación posterior actualiza la operación.
4. El documento se genera cuando reúne la información necesaria.
5. El TMS recibe identificador y acceso, mientras el conductor obtiene la versión correspondiente.

Este recorrido elimina consultas manuales sin impedir que tráfico intervenga cuando existe una excepción.

Empieza por el mapa de datos, no por el endpoint.

Antes de hablar de tecnología, identifica dónde vive cada información y quién responde de ella. El ERP puede contener cliente y mercancía; el TMS, ruta y transportista; otro sistema, vehículo y conductor. El mapa debe señalar también el momento en que cada dato se considera definitivo. Esta visión evita construir una integración que envía pronto un registro incompleto o que duplica información con criterios diferentes. El contrato de la API debe reflejar el proceso real y admitir que algunos campos aparezcan en fases posteriores.

Diseña estados que tengan significado para tráfico.

Los estados técnicos como recibido o procesado son insuficientes si el usuario no sabe si el camión puede salir. Conviene traducir el flujo a situaciones operativas: borrador, pendiente de datos, validado, generado, enviado, modificado o con incidencia. Cada estado debe tener una causa y una acción siguiente. El ERP o TMS puede mostrar esa información sin obligar a abrir otra pantalla. Así la integración no solo mueve datos: ofrece una visión común para administración, tráfico y soporte.

Contempla errores, reintentos y duplicados desde el principio.

Las integraciones fallan de forma ocasional: una red se interrumpe, un campo llega con formato incorrecto o el sistema repite una petición. La API debe responder con códigos comprensibles, permitir reintentos seguros y evitar documentos duplicados mediante identificadores consistentes. También es necesario registrar qué se envió y qué respuesta se recibió. Estas medidas parecen técnicas, pero protegen la operación: impiden que un fallo silencioso deje al conductor sin documento o que dos versiones distintas circulen sin control.

Prueba el recorrido completo antes de aumentar volumen.

El plan de pruebas debe incluir creación, dato pendiente, actualización, modificación, anulación, error y recuperación. Utiliza expediciones representativas de flota propia, subcontratación y distintos clientes. Confirma que el documento aparece donde lo espera el equipo, que el conductor recibe la versión vigente y que el registro puede recuperarse después. Solo entonces conviene ampliar centros o sociedades. Una integración estable se construye validando casos reales, no únicamente comprobando que una petición devuelve una respuesta correcta.

Qué debe contener el documento funcional de integración.

El documento funcional debe describir el flujo en lenguaje operativo antes de traducirlo a peticiones técnicas. Incluye actores, eventos, campos, estados, reglas de validación y responsables. Para cada evento especifica qué sistema inicia la acción, qué información envía, qué respuesta espera y qué ocurre si no la recibe. Añade ejemplos de mensajes correctos e incorrectos. Este material reduce interpretaciones diferentes entre operaciones, proveedor del ERP o TMS y equipo de EasyDeCA.

También debe cubrir el ciclo completo. Crear un DeCA es solo una operación. Hay que definir consulta, actualización, modificación, posible anulación, recuperación y acceso al documento. Si el sistema de origen necesita mostrar una URL, almacenar un identificador o informar al usuario, debe quedar previsto. Lo mismo ocurre con la entrega al conductor: quién aporta el contacto, cuándo se envía y cómo se gestiona un cambio posterior. Resolver estas preguntas durante el análisis cuesta mucho menos que corregirlas después de arrancar.

La puesta en producción necesita observación. Durante los primeros días conviene revisar volúmenes, errores y tiempos de respuesta, comparar expediciones del TMS con documentos generados y verificar una muestra con conductores. Las alertas deben diferenciar una incidencia puntual de un fallo sistemático. Cuando el flujo se estabilice, documenta el soporte y cualquier procedimiento manual de contingencia. Así la integración deja de ser un proyecto aislado y se convierte en una parte mantenible de la operación.

Una integración está terminada cuando la operación deja de rodearla.

Si tráfico necesita comprobar manualmente si se generó, descargar el PDF, enviarlo y registrar el resultado en otro lugar, la API solo ha resuelto una parte. La integración completa el ciclo cuando datos, estados, incidencias y documento regresan al flujo habitual. Ese debe ser el criterio de aceptación. EasyDeCA no pretende sustituir el ERP o TMS, sino actuar como una capa especializada que transforma la información existente y devuelve un resultado utilizable por el sistema, el equipo y el conductor.

Preguntas frecuentes

¿Qué datos debe enviar el ERP o TMS para generar el DeCA?

Los disponibles sobre la operación: partes intervinientes, origen, destino, mercancía, fechas, vehículo y conductor cuando se conozcan. El mapeo exacto debe definirse según el modelo de datos y el papel de la empresa.

¿La integración admite datos que llegan más tarde?

Debe hacerlo. Vehículo, remolque o conductor pueden conocerse después de crear la expedición. El flujo necesita estados y actualizaciones para completar el documento en el momento correcto.

¿Qué debería devolver la API al sistema de origen?

Como mínimo, estado, identificador, errores de validación y acceso al documento generado. Según el alcance, también puede devolver versiones, URL verificable y eventos posteriores.